Bin ich Kleinunternehmer?

Die zwei Umsatzgrenzen: 25.000 € und 100.000 €

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die neu gefasste Kleinunternehmerregelung aus dem Jahressteuergesetz 2024. Deine Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind: Dein Gesamtumsatz im Vorjahr lag nicht über 25.000 €, und im laufenden Jahr überschreitest du 100.000 € nicht.

Beide Grenzen beziehen sich auf den Nettoumsatz. Gezählt wird, was tatsächlich bei dir eingeht – nicht, was du in Rechnung stellst. Anzahlungen zählen also schon im Monat der Zahlung. Nicht mitgerechnet werden Verkäufe von Anlagevermögen, etwa dein gebrauchter Firmenwagen, und bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel aus der Vermietung von Wohnungen.

Wichtig ist die Reihenfolge: Lag dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, bist du im laufenden Jahr regelbesteuert, auch wenn du dieses Jahr deutlich weniger umsetzt. Umgekehrt heißt ein Umsatz von 30.000 € in diesem Jahr: Dieses Jahr geht es noch, im nächsten Jahr nicht mehr.

Sonderfall Gründungsjahr

Wenn du deine Tätigkeit im laufenden Jahr neu aufnimmst, gibt es kein Vorjahr. Dann zählt allein dein tatsächlicher Umsatz im Gründungsjahr, und dafür gilt die Grenze von 25.000 € – nicht 100.000 €. So steht es im BMF-Schreiben vom 18. März 2025 zur Kleinunternehmerregelung.

Anders als früher wird dein Umsatz nicht auf ein volles Jahr hochgerechnet, wenn du erst im Laufe des Jahres startest. Entscheidend ist, was bis zum 31. Dezember tatsächlich eingeht. Überschreitest du die 25.000 € unterjährig, ist schon der Umsatz, mit dem das passiert, steuerpflichtig.

Was beim Überschreiten der Grenze passiert

Bis Ende 2024 konntest du die Regelung bis zum Jahresende behalten, wenn dein Umsatz die Prognose überstieg. Das ist vorbei. Heute gilt: Der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist bereits in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig. Ab diesem Zeitpunkt weist du Umsatzsteuer aus, gibst Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab und kannst im Gegenzug Vorsteuer abziehen.

Ein Beispiel aus dem BMF-Schreiben: Du hattest im Vorjahr 20.000 € Umsatz und im laufenden Jahr bisher 80.000 €. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 € und zahlt sofort. Mit diesem Zahlungseingang liegst du über 100.000 € – und genau dieser Auftrag unterliegt schon komplett der Regelbesteuerung. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte größere Aufträge deshalb vorab mit der Steuerberatung durchsprechen.

Du kannst auch freiwillig auf die Regelung verzichten (§ 19 Abs. 3 UStG), etwa wenn du viel investierst und Vorsteuer zurückholen willst. Der Verzicht bindet dich aber mindestens fünf Kalenderjahre.

Was auf Rechnung und Angebot stehen muss

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss auf der Rechnung ein Hinweis stehen, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV), zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“ reicht laut BMF ebenfalls, solange sie eindeutig ist.

Für Angebote schreibt das Gesetz keinen Hinweis vor. Er gehört trotzdem hinein, damit dein Kunde weiß, dass dein Preis der Endpreis ist und Angebot und Rechnung zusammenpassen. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie in der Regel dem Finanzamt.

E-Rechnungen musst du als Kleinunternehmer nicht ausstellen, PDF- oder Papierrechnungen bleiben erlaubt. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit 2025 aber wie jedes Unternehmen. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Quellen

• § 19 UStG – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de)
• BMF-Schreiben vom 18.03.2025: Sonderregelung für Kleinunternehmer (bundesfinanzministerium.de)
• BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de)

Wie hoch ist die Kleinunternehmergrenze 2026?

Es gibt zwei Grenzen: Dein Gesamtumsatz im Vorjahr (2025) darf 25.000 € nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr 2026 darfst du 100.000 € nicht überschreiten. Beide Werte sind Nettobeträge. Sie gelten unverändert seit dem 1. Januar 2025.

Was passiert, wenn ich im laufenden Jahr über 100.000 € komme?

Dann endet die Kleinunternehmerregelung sofort, nicht erst zum Jahresende. Bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig. Ab da weist du Umsatzsteuer aus und gibst Voranmeldungen ab.

Welche Grenze gilt im Gründungsjahr?

Nimmst du deine Tätigkeit im laufenden Jahr neu auf, zählt nur dein tatsächlicher Umsatz in diesem Jahr – und dafür gilt die Grenze von 25.000 €, nicht 100.000 €. Hochgerechnet auf ein volles Jahr wird nach der Neuregelung nicht. Überschreitest du 25.000 €, ist schon der Umsatz, mit dem das passiert, steuerpflichtig.

Zählt bei den Grenzen der Brutto- oder Nettoumsatz?

Der Nettoumsatz, also ohne Umsatzsteuer. Gezählt werden die tatsächlich vereinnahmten Entgelte, Anzahlungen also schon bei Zahlungseingang. Der Verkauf von Anlagevermögen, etwa deines alten Firmenlaptops, und bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben außen vor.

Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja. Nach § 19 Abs. 3 UStG kannst du gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du verzichtest, etwa um Vorsteuer aus größeren Anschaffungen zurückzubekommen. An den Verzicht bist du dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen und dürfen weiter PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit 2025 – dafür reicht laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach.