Ab wann musst du E-Rechnungen verschicken?

Der Zeitplan: 2025, 2027, 2028

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt unabhängig von Größe und Rechtsform, also auch für Freiberufler, Vermieter und Kleinunternehmer. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach.

Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG. Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 darfst du weiter Papierrechnungen oder – wenn der Empfänger zustimmt – PDF-Rechnungen schicken. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 nicht mehr als 800.000 € betragen hat. Wer darüber liegt, muss für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine Sonderregel betrifft nur Firmen, die heute schon Rechnungen per EDI austauschen: Dieses Verfahren dürfen sie mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze 2027 noch weiter nutzen, unabhängig vom Umsatz.

Wer vom Ausstellen ausgenommen ist

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht erfasst – dort kannst du weiter wie gewohnt abrechnen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF. Das gilt auch nach 2027. Wechselst du zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht ab diesem Zeitpunkt auch für dich.

Außerdem ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa steuerfreie Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen. Empfangen können musst du E-Rechnungen in all diesen Fällen trotzdem.

Was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF nicht zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten stecken maschinenlesbar in der Datei, nicht nur als Bild oder Text.

Ein PDF per E-Mail ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. In Deutschland üblich sind XRechnung (eine reine XML-Datei) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei). Laut Bundesfinanzministerium erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die Anforderungen – mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Was du jetzt tun solltest

Stelle zuerst den Empfang sicher: eine feste Adresse für eingehende E-Rechnungen und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt und archiviert. Das ist für alle Unternehmen schon heute Pflicht.

Kläre dann mit deinen Geschäftskunden, welches Format sie erwarten. Behörden verlangen meist XRechnung mit Leitweg-ID, im B2B-Alltag ist ZUGFeRD verbreitet. Prüfe deinen Gesamtumsatz 2026: Liegt er über 800.000 €, bleibt dir nur noch bis zum Jahreswechsel Zeit. Liegt er darunter, nutze 2027 für einen ruhigen Umstieg und erstelle die ersten Rechnungen probeweise im neuen Format.

Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregeln 2025 bis 2027 (gesetze-im-internet.de)
• § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de)
• § 34 UStDV – Fahrausweise als Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
• § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de)
• Bundesfinanzministerium: FAQ zur E-Rechnung
• BMF-Schreiben vom 15.10.2026 – ergänzende Regelungen zur E-Rechnung (PDF)

Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?

Für Umsätze an Firmen im Inland ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag. Sonst ab dem 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen weiter erlaubt (§ 27 Abs. 38 UStG).

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Nach § 34a UStDV dürfen Kleinunternehmer nach § 19 UStG ihre Rechnungen immer als Papier- oder PDF-Rechnung übermitteln. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 trotzdem.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr – für 2027 also dein Gesamtumsatz 2026. Es zählt nicht nur der Umsatz mit Geschäftskunden.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL).

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. An Privatkunden kannst du weiter wie gewohnt abrechnen.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ja. Damit du die Rechnungen auch lesen und prüfen kannst, brauchst du zusätzlich ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigt.

Droht ein Bußgeld, wenn ich statt einer E-Rechnung ein PDF schicke?

Nein. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 (Rn. 28) ist das keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a UStG. Für deinen Kunden kann aber der Vorsteuerabzug zum Problem werden – halte dich deshalb an die Pflicht, sobald sie für dich gilt.